Incasseren/invorderen van openstaande facturen ofwel incasso

Het komt voor dat je af en toe te maken krijgt met klanten die niet aan hun betalingverplichting kunnen voldoen. Nu heb ik een aantal tips die je kunnen helpen bij het oplossen van deze uitdagingen.  Ik begrijp heel goed dat een startende ondernemer al het geld nodig heeft, maar soms heb je per ongeluk op het verkeerde paard gewed.

Het is goed te weten dat een factuur pas wettelijk invorderbaar is na 30 dagen. In deze tijd kunt u de klant herinneren per brief/mail/telefoon om te betalen. Geeft de klant aan niet aan de betaling te kunnen voldoen wacht dan tot 30 dagen na de factuur  voordat u betalingsafspraken gaat maken of een eventueel incassobureau.  LET OP! stuur altijd een laatste verzoek tot betaling en geef in de brief aan dat je het uit handen gaat geven. Het is ook beter om in je algemene voorwaarden op te nemen aan wie je het uit handen geeft!

Om op een goede manier het geld te kunnen incasseren moet u wel een goed verhaal hebben. 

Allereerst start je met het openen van een logboek voor de klant. Hierin neem je op wat je hebt geleverd, wanneer en wanneer je de factuur hebt opgemaakt. Vervolgens houd je bij wanneer je de klant hebt aangemaand. Houdt bewijsstukken bij van uw levering, uw urenstaten etc.  Wanneer je dit hebt gedaan, neem dan contact op met de klant en praat over een  betalingsvoorstel. Als u wat afspreekt, bevestig deze per mail/aangetekend schrijven.

Veel klanten houden zich wel aan hun betalingsvoorstel, maar er zijn ergere voorbeelden: ze kunnen opeens je factuur betwisten, je betichten van slecht werk of van leugens.  Je  kunt dan wel proberen dit zelf op te lossen, maar geloof me dat gaat je niet lukken. Nu heb je 2 keuzes: een agressieve methode of een minder agressieve methode.  Ik bedoel hier niet mee dat er een knokploeg komt, maar meer een manier van benadering van de debiteur. 

Wilt u in de toekomst geen zaken meer doen met deze klant, dan kunt u gaan voor een incasso advocaat, bijvoorbeeld http://www.dewie.nl/bierens Hun no-nonsense aanpak is perfect en niet duur. Incassoadvocaten gaan anders te werk dan de incassobureau’s in samenwerking met de gerechtsdeurwaarders. Je kunt op bovenstaande website er ook meer over lezen.

Wil je een aanpak die van mild naar steeds iets erger gaat dan stel ik je voor een standaard incassobureau te nemen, bijvoorbeeld www.dewie.nl/recollect Zelf bekijk ik per situatie welk traject ik neem.

Ik hoop dat je er wat aan hebt, vragen stellen kan altijd…

Ik kreeg via twitter het bericht dat je ook natuurlijk een contract van te voren kan afsluiten met een boeteclausule. Je kunt ook altijd afspreken eerst betalen dan pas leveren. Hiermee dek je een hoop risico’s af.

• Geplaatst op: 1 juli 2009  onder: Ondernemen   (1) Reactie